Remboursements


Les demandes de remboursement se font avec le formulaire ici. S'il s'agit uniquement de factures émises en forme électronique, il peut-être envoyer au trésorier par mél, même avec un simple mél avec les mêmes informations que le formulaire. Dans le cas des reçus et factures émis sur papier, une version papier est obligatoire.

Important : si vous voulez fournir un nouveau RIB, pensez à le renseigner ici. Il suffit de le faire une fois, on l'utilisera jusqu'à ce que vous cochez le cas sur la demande de remboursement pour dire que vous en avez renseigné un nouveau.

Un reçu est le papier qui indique ce que vous avez acheté, pas la récépissé de carte bancaire.

Les attestations sur l'honneur ne sont guère accepté au lieu d'un reçu ou facture.

Déplacements

Les PAFs de déplacements sont également payable en ligne. Une réduction est offerte pour tout paiement avant la date de départ : code AVANT.

Chaque déplacement doit désigner un trésorier du déplacement. Celui-ci peut être le trésorier du BDE, un salarié du club, ou un participant au déplacement.

Je suis participant au déplacement

Les demandes de remboursement doivent passer d'abord par le trésorier du déplacement (à défaut, le trésorier du BDE). Elles doivent impérativement être accompagner d'une demande de remboursement. (Si tu n'as pas la capacité d'imprimer la demande, signale-le pour qu'on adapte.)

Il arrive qu'on pense que le formulaire de demande est trop compliqué ou inutile ou que le trésorier te connaît, ce qui vaut dérogation. En fait, le formulaire est là pour éviter le maltraitement des demandes. Les demandes qui arrivent sans la documentation demandée sont parfois incompréhensibles lors du traitement, ce qui impose un retard le temps que le trésorier retrouve les informations. Parfois l'auteur n'est même pas évident. (En général, une enveloppe donnée au trésorier se trouve dans sa poche, puis est ajouter à un tas de dossier à traiter, puis est traiter plusieurs jours après, auquel moment aucune mémoire reste de l'origine de la demande, malgré les meilleures volontés.)

Ton déplacement n'a pas élu un trésorier ? Alors c'est le trésorier du BDE. Ça ne vous (ou lui...) convient pas ? Alors, aucun soucis, les dossiers sont à mettre dans la boite du trésorier du club, mais sachez que le trésorier mettra un peu de temps à retrouver la liste de participants, à vérifier les PAFs, et à valider les demandes. (Ce n'est par manque de confiance : nous sommes obligé à certaines formalités fiscales par les autorités.)

Je suis trésorier du déplacement

Super et merci ! En effet, tu n'a que quelques responsabilités :

  • Fixer le nom du déplacement. Typiquement c'est le lieu (par exemple, Mantes-la-jolie) ou le nom de la régate (Championnat de France Senior Sprint). En tout cas, c'est le même nom pour la collecte de PAF sur helloasso.
  • Établir une liste définitive des participants.
  • Établir et communiquer aux autres participants et au trésorier la date limite pour les demandes de remboursement. Établir un delai de traitement avec le trésorier du club, typiquement quelques jours, que tu peux ainsi communiquer aux rameurs afin d'encourager les demandes avant la date limite. C'est cette communication qui permet, ensemble, d'établir un retard court de traitement. Une fois cette date passée, dépose les dossiers dans la boite du trésorier du club. Ensuite, rempli une feuille de calcul (un tableau) avec les noms des participants et les montants demandés, puis envoie-la au trésorier du club pour traitement. C'est ce signal qui notifie le trésorier de récupérer les dossier de sa boite. Les demandes de remboursement reçues tardivement seront bien entendu traitées, simplement sans délai fixe. Elles doivent toujours passer par le trésorier du déplacement qui doit toujours signaler au trésorier du club sa validation.

Pour toute question ou précision, demander au trésorier.

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